Digitalisierung richtig angehen

NEUE ENTWICKLUNGEN

Digitalisierung bei der KAEFER-Gruppe


Noch nie war es so einfach, miteinander in Verbindung zu treten, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Wege zu finden, um viele Aspekte unserer Arbeit zu verbessern. Das alles ist der Digitalisierung zu verdanken, die durch fortlaufende Innovationen in immer mehr Bereiche unseres Lebens Einzug nimmt. Doch wie sehen die konkreten Lösungen innerhalb dieses umfassenden Bereiches für KAEFER aus? Lassen Sie uns einige Beispiele digitaler Erfolgsgeschichten aus der ganzen KAEFER-Welt im Folgenden etwas genauer beleuchten, um damit ein Gefühl zu bekommen, wo und wie wir digital arbeiten.

Kontaktanbahnung mit Workplace

Bei KAEFER Energy in Norwegen hat die Mehrheit der operativen Mitarbeiter keinen Zugriff auf einen stationären PC. Sie nutzen mehrheitlich Mobiltelefone und Tablets. Diese Erkenntnis führt dazu, dass eine Mitarbeiter-App als neuer Kommunikationskanal in Betracht gezogen wurde, um alle Mitarbeiter flexibel und ortsunabhängig mit wichtigen Informationen und Neuigkeiten versorgen zu können. Workplace ist eine App von Facebook, die sich explizit auf die Unternehmenskommunikation fokussiert und dabei eine ähnliche Optik und Funktionalität wie Facebook bietet. Dies erleichtert den Einstieg und die Akzeptanz der Mitarbeiter, von denen bereits ein großer Teil Mitglied des sozialen Netzwerks ist.

KAEFER Energy verfolgt das Ziel, eine Kultur basierend auf Vertrauen und Transparenz zu etablieren. Workplace bietet den Mitarbeiter ein sicheres Umfeld, in dem alle Fachbereiche und Mitarbeiter, in Gruppen oder Chats, unkompliziert miteinander in Kontakt treten können.

Die Pandemie hat gezeigt, dass im Rahmen von social distancing umso mehr Bedarf an regelmäßigem Austausch besteht. KAEFER Energy sieht in Workplace eine idelae Lösung, um den Anforderungen an eine effektive, offene und transparente Kommunikation nachzukommen.

Bessere Entscheidungen durch Analyse

In den heutigen Geschäftsprozessen werden riesige Mengen an Daten erzeugt, diese gilt es zu interpretieren und in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln. Die Gleichung ist relativ einfach: Gute Entscheidungen benötigen gut organisierte Informationen. Die digitale Visualisierung von Daten hilft, den Entscheidungsprozess noch effektiver und intuitiver zu gestalten. Mit dem Analysetool Power BI können Nutzer ihre eigenen Berichte und Dashboards erstellen und diese im Handumdrehen mit anderen Personen teilen. Ziel ist es, Daten effizienter und kollaborativer zu nutzen und es den Entscheidungsträgern zu erleichtern, schnell dem „Was“, „Wie“ und „Warum?“ auf den Grund zu kommen.

Bei KAEFER Energy in Norwegen wurde die Plattform als Pilot als erste Einheit innerhalb der Gruppe eingeführt. Sie soll ausführlich getestet werden, um ihre Möglichkeiten zu verstehen und die Anwendung anschließend auf andere KAEFER-Unternehmen auszuweiten. Die Plattform ist ideal für den weltweiten Einsatz innerhalb der KAEFER-Gruppe und bietet technische und organisatorische Vorteile. Daten können in der Zukunft schneller in Informationen überführt werden um darauf basierend eine solide Grundlage für eine noch bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Neue Erkenntnisse durch den „K-POD“

Der KAEFER Procurement Podcast (K-POD) wird von der Abteilung Corporate Supply Management in der Zentrale in Bremen produziert, um interessante und spannende Geschichten aus Einkauf und Beschaffung mit der Welt zu teilen. Die Themen reichen von aktuellen Innovationen in der Branche, über Einblicke von internen und externen Experten, sowie Interviews über besondere Aktivitäten oder Projekte bis hin zu kurzen Beiträgen zu Themen, die sich stark mit anderen Bereichen überschneiden.

Ziel ist es, interessante Inhalte anzubieten, die unabhängig und flexibel konsumiert werden können, z. B. im Zug, beim Autofahren oder beim Spazierengehen. Es geht vor allem darum interessante Geschichten und Erfahrungen zu teilen, oftmals gibt es „Aha“-Momente aufgrund der vielseitigen Themen aus Beschaffung und Liefermanagement. Wenn es gelingt die Hörer neugierig zu machen oder wertvolle Erkenntnisse dabei helfen, bestehende Arbeitsweisen zu verbessern, dann hat K-POD seine Aufgabe erfüllt. Der K-POD ist in englischer Sprache im KAEFER-Intranet ONE verfügbar – Reinhören lohnt sich!

Papierlose Prozesse dank Prefab Base

Prefab Base ist eine maßgeschneiderte Softwarelösung, die die Verwaltung der Prozesse in der Vorfertigung gänzlich ohne Papier ermöglicht. Prefab Base ist seit 2019 in Betrieb und bietet neben Transparenz der einzelnen Prozessschritte auch einen Überblick über die Produktion und ermöglicht so eine umfängliche Kontrolle. Die Lösung koordiniert auch die Produktion und die Kommunikation über Ländergrenzen hinweg und ermöglicht es dem KAEFER Team, die Vorlaufzeiten zu optimieren und den Kunden einen optimierten Prozess mit detaillierten Live-Informationen zum Produktionsstatus sowie genauen Preisen und Produktionskostenvoranschlägen anzubieten.

Harmonisierung und Digitalisierung von Kundendaten mit CRM

In Deutschland wurde der gesamte Anfrage- und Angebotsprozess der KAEFER Industrie mit einem neuen Customer-Relationship-Management-Programm (CRM) digitalisiert. Es wurde nahtlos in SAP und die Kalkulationssoftware mit einer Schnittstelle für Anfragen, Angebote und Kundeninformationen integriert. Das System arbeitet mit einer Zeitleiste, die es den Mitarbeitern ermöglicht, E-Mails, Anrufe, Termine und Notizen im Verlauf einer Angebotserstellung oder Kundenkorrespondenz zu verfolgen. Mit detaillierten Informationen wie z. B. dem Umsatz der letzten drei Jahre oder einer Übersicht offener, verlorener und gewonnener Angebote können die Kunden zukünftig noch individueller und bedarfsgerecht betreut werden – ganz nach dem Motto: der Kunde ist König!

Dieses neue System macht es einfacher, die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden zu erkennen und schafft eine standardisierte, sehr transparente Datenbank zu Verhalten und Interessen unserer Kunden. Es ermöglicht den Verkaufsprozess effizienter zu gestalten und erhöht die Prognosegenauigkeit und die Schätzungen der Auftragswahrscheinlichkeit.

Mit Process Mining die Lücken füllen

Process Mining visualisiert Geschäftsprozesse anhand von Zeitstempeln von Ereignisprotokollen entlang des Prozessablaufs in den Systemen. Die Protokolle zeigen, wie die Arbeit erledigt wird: wann geht eine Bestellung geht, wann wird das Produkt, wann erfolgt die Zahlung der Rechnung.

Mit Process Mining lassen sich Lücken und Abweichungen zwischen dem geplanten Prozessverlauf und dem tatsächlichen Ablauf und der Dauer identifizieren. Dies kann dazu beitragen, die Bearbeitungszeiten zu verbessern und die Leistung zu steigern, indem zum Beispiel Systeme besser genutzt werden. Das Ziel des Process Mining ist, aus Ereignisdaten Erkenntnisse und Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz zu gewinnen.

Bessere Verbindungen mit IP-Telefonie

Können Sie sich noch an Telefone mit Wählscheiben erinnern? Angesichts der modernen Telekommunikationssysteme, die uns heute im Alltag ganz selbstverständlich zur Verfügung stehen, gehört das Konzept des Impulswahlverfahrens der Vergangenheit an. Der Wechsel von Festnetzanschlüssen zur internetbasierten IP-Telefonie ist die nächste Entwicklungsstufe.

KAEFER ist dabei, gruppenweit eine modernere Telefonielösung auf der Basis von Microsoft Teams einzuführen. Diese bietet mehr Mobilität und Flexibilität und ermöglicht es den Mitarbeitern, in Verbindung zu bleiben, egal ob sie im Büro, im Home Office oder auf einer Baustelle unterwegs sind.

Die ortsunabhängige und plattformübergreifende Nutzung von MS Teams verbessert die Zusammenarbeit und erleichtert es, in Kontakt zu bleiben. Kein Anschluss unter dieser Nummer – nicht mit KAEFER!

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